Gestionnaire administratif.ve des relations internationales

Etablissement jeune, l’INU CHAMPOLLION s’est imposé en quelques années comme un acteur reconnu de l’enseignement supérieur et de la recherche. Depuis janvier 2023, il est un des membres fondateurs de l'Université de Toulouse. Son modèle attractif conjuguant ancrage territorial et ouverture au monde est construit sur des valeurs fortes : la pluridisciplinarité des formations de la licence au master, la culture de la réussite et de l’innovation en matière de pédagogie, la production et la diffusion de savoirs au travers de la recherche. Sur ses trois campus d’Albi, Castres et Rodez, l’INU CHAMPOLLION offre à ses 4 000 étudiants un cadre d’études privilégié dans un environnement scientifique et intellectuel stimulant. L’objectif est double : favoriser l’accès à un enseignement supérieur de qualité pour le plus grand nombre et créer les conditions de réussite et d’épanouissement pour tous.
Travailler à l'INU Champollion, c'est rejoindre :
• un environnement à taille humaine, vivant et bienveillant ;
• un établissement riche de multiples cultures disciplinaires ;
• une université ouverte sur son territoire et sur le monde ;
• un cadre de vie privilégié au sein de villes moyennes unanimement reconnues pour leur dynamisme et leur attractivité.

Le service des relations internationales contribue au développement de la politique d’ouverture internationale de l’établissement. Il assure la gestion des programmes d’échanges internationaux, le suivi des accords de coopération avec les établissements partenaires, l’instruction des demandes de bourses et d’aides financières, ainsi que l’organisation et le suivi des mobilités entrantes et sortantes. Il participe également à la gestion des stages à l’étranger.

Dans un contexte marqué par l’accueil d’environ 300 étudiants internationaux représentant une cinquantaine de nationalités, la personne recrutée jouera un rôle clé dans la mise en œuvre et le suivi des mobilités internationales, en lien étroit avec les services de l’établissement et les partenaires étrangers.

Les missions du poste

Sous la responsabilité de la responsable du service relations internationales, la personne recrutée assure la gestion administrative et le suivi des activités liées à l’accueil et à la mobilité internationale des étudiants.

Elle est un interlocuteur privilégié des étudiants et contribue, au quotidien, au bon déroulement des mobilités internationales.

Les activités attendues 

1. Accueil, information et accompagnement des étudiants internationaux

• Informer, conseiller et accompagner les étudiants internationaux et les étudiants en mobilité dans leurs démarches de candidature, d’admission, d’inscription, d’installation et de suivi administratif et pédagogique, en lien avec les services internes et les partenaires étrangers.

• Organiser les réunions d’information et d’intégration, contribuer aux actions favorisant les échanges interculturels et participer à la communication du service des relations internationales.

2. Gestion administrative et suivi des mobilités internationales

• Assurer la gestion administrative des mobilités étudiantes entrantes et sortantes, de la candidature à la clôture du dossier : instruction des candidatures, nominations auprès des partenaires, préparation des contrats d’études, suivi des dossiers et des documents de mobilité.

• Assurer le suivi des mobilités pendant et après le séjour, notamment la gestion des relevés de notes, la reconnaissance académique des résultats et la transmission des documents aux étudiants et aux établissements partenaires.

• Gérer les conventions de stage à l’étranger, assurer le suivi administratif des logements étudiants internationaux et instruire les dossiers de demande de bourses et d’aides financières à la mobilité.

3. Gestion des dispositifs et activités liés à l’international

• Assurer le suivi administratif des candidatures d’étudiants internationaux hors programmes d’échange, dans le cadre des procédures Campus France et des autres dispositifs d’admission.

• Organiser les sessions de tests linguistiques (TCF et TOEIC), de la planification des sessions au suivi des inscriptions, des convocations et des résultats.

• Participer à l’actualisation des supports de communication du service, à l’organisation des événements de promotion de l’international et à la mise à jour des outils de suivi de l’activité.

• Formation de niveau Bac +2 souhaitée ;

• Maîtrise de l’anglais et de l’espagnol, à l’écrit et à l’oral (niveau B1 à C1).

• Capacité à gérer des dossiers administratifs, à coordonner plusieurs activités et à respecter les procédures et les échéances.

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

• Rigueur, sens de l’organisation, réactivité, polyvalence et capacité d’adaptation.

• Qualités relationnelles, sens de l’accueil et de l’écoute, aptitude au travail en équipe et dans un environnement multiculturel.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Participation aux frais de transport ou forfait mobilité durable

• Contribution à la mutuelle

• Accès à des dispositifs de formation continue, afin de développer vos compétences et d'accompagner votre évolution professionnelle

• Un cadre de travail agréable

• Restauration administrative sur place

• Horaires adaptables

• Jusqu’à 47 jours de congés annuels, auxquels s’ajoutent des jours de RTT