Gestionnaire administratif (H/F)

Etablissement jeune, l’INU CHAMPOLLION s’est imposé en quelques années comme un acteur reconnu de l’enseignement supérieur et de la recherche. Depuis janvier 2023, il est un des membres fondateurs de l'Université de Toulouse. Son modèle attractif conjuguant ancrage territorial et ouverture au monde est construit sur des valeurs fortes : la pluridisciplinarité des formations de la licence au master, la culture de la réussite et de l’innovation en matière de pédagogie, la production et la diffusion de savoirs au travers de la recherche. Sur ses trois campus d’Albi, Castres et Rodez, l’INU CHAMPOLLION offre à ses 4 000 étudiants un cadre d’études privilégié dans un environnement scientifique et intellectuel stimulant. L’objectif est double : favoriser l’accès à un enseignement supérieur de qualité pour le plus grand nombre et créer les conditions de réussite et d’épanouissement pour tous.
Travailler à l'INU Champollion, c'est rejoindre :
• un environnement à taille humaine, vivant et bienveillant ;
• un établissement riche de multiples cultures disciplinaires ;
• une université ouverte sur son territoire et sur le monde ;
• un cadre de vie privilégié au sein de villes moyennes unanimement reconnues pour leur dynamisme et leur attractivité.

Le service est structuré autour de trois pôles principaux :

Le pôle guichet unique

Premier point de contact des étudiants et des différents usagers, le pôle assure notamment l’accueil physique et téléphonique ainsi que certaines activités de gestion administrative.

Le pôle relations internationales

Il assure la gestion des programmes d’échanges internationaux, le suivi des accords bilatéraux, l’instruction des demandes de bourses et d’aides financières ainsi que l’organisation des mobilités des étudiants et des personnels. Il accompagne également la gestion des stages à l’étranger.

Le service formation continue et apprentissage

Il coordonne les activités de formation professionnelle et d’apprentissage. Il assure l’interface entre les personnes en reprise d’études, les apprentis, les différents services de l’établissement et les partenaires extérieurs.

Le poste est rattaché au pôle Guichet unique, au sein d’un service organisé autour de plusieurs pôles d’activité.

La personne recrutée exercera principalement ses missions au sein du pôle Guichet unique. Elle pourra également être amenée à apporter son soutien aux autres pôles du service, en fonction des besoins et des périodes d’activité, notamment dans le cadre de remplacements ou de la participation à la surveillance des examens.

Le poste s’exerce au sein d’un bureau partagé et implique des échanges réguliers avec les différents membres du service ainsi qu’avec les usagers.

Afin d’assurer la continuité et la qualité du service d’accueil, les horaires pourront être modulés en fonction des nécessités du service. L’organisation des activités sera également adaptée au calendrier universitaire et aux différentes périodes d’activité de l’établissement.

Les missions du poste

Sous l’autorité de la responsable du service, la personne recrutée assure principalement l’accueil, l’information et l’orientation des différents usagers.

Elle participe également à la réalisation de différentes activités de gestion administrative et de secrétariat, contribuant ainsi au bon fonctionnement du service et à la qualité de l’accueil proposé aux étudiants et aux usagers.

 Les principales activités attendues 

• Accueillir, informer les étudiants, fournisseurs, autres publics, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous

• Traiter les appels téléphoniques et les mails

• Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques

• Mettre à jour les données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, diplômes, stages, transferts...)

• Actualiser les informations mises à la disposition du public

• Adapter et mettre en forme des documents, les reproduire et les diffuser

• Apporter un appui à la surveillance des examens.

• Formation de niveau Bac +2 souhaitée

• Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité

• Bon sens relationnel, patience et bienveillance

• Capacité à organiser son activité et à rendre compte

• Aisance dans la communication avec différents interlocuteurs

• Capacité à appliquer les procédures et les règles en vigueur

• Aptitude au travail en équipe

• Maîtrise des outils et logiciels nécessaires à l’exercice des missions

Pourquoi nous rejoindre ? :

• Participation aux frais de transport ou forfait mobilité durable

• Contribution à la mutuelle

• Accès à des dispositifs de formation continue, afin de développer vos compétences et d'accompagner votre évolution professionnelle

• Un cadre de travail agréable

• Restauration administrative sur place

• Horaires adaptables

• Jusqu’à 47 jours de congés annuels, auxquels s’ajoutent des jours de RTT